Det kan være overveldende å administrere en liste over prosjekter for interessenter som alle føler at prosjektene deres fortjener din fulle oppmerksomhet. Hvis det er ditt ansvar å finne ut hva som er en prioritet og hva som bør komme videre i rekken av tilsynelatende kritiske prosjekter, må fire faktorer tas i betraktning: haster, kostnader, uforutsette hendelser og ressurser og alternativer.
Hastverk
Haster bør være hovedfaktoren for å avgjøre hvilket prosjekt som skal tas opp først, men først haster må defineres. Hva er fordelene og risikofaktorene? Hva er kostnaden for passivitet? Hvis kostnadene ved å ikke gjennomføre prosjektet er skadelig for virksomheten, kan det eneste alternativet ditt være å fortsette. Tildel ressursene dine deretter og bestem tiden som vil ta for å fullføre disse prioriterte prosjektene.
Koste
Hva skjer når kostnaden er en viktig faktor? Å bruke et prosjektstyringsverktøy kan hjelpe deg med å finne ut hvor mye et prosjekt vil koste, men ikke glem å sammenligne dette tallet med kostnadene ved å ikke gjennomføre prosjektet. (Det er alltid en ikke-gjør-kostnad.) Deretter vil du bestemme hvilke prosjekter som kan fullføres på minst mulig tid. Verktøy du kan bruke for å ta disse avgjørelsene inkluderer aktivitetsbasert kostnadsberegning, analog estimering, parametrisk estimering og trepunkts estimering som PERT (programevaluering og gjennomgangsteknikk).
forskjellen mellom kakemel og alle formål
Uforutsette hendelser
Når du har svart på spørsmålene om haste og kostnad, må du analysere hvordan uforutsette hendelser kan påvirke aktive prosjekter. Er det planlagt endringer i retningslinjene eller programmet? Har noe endret seg siden prosjektet ble lagt til i køen? I så fall, vil noen av disse scenariene endre det haster eller kostnadene for prosjektene dine? Dette er alle spørsmål som må besvares mens du vurderer dine åpne prosjekter.
Ressurser og alternativer
Et aktivitet-på-pil-diagram kan hjelpe deg med å finne prosjekter som kan være koblet sammen. Å få oversikt over forbindelsene gjør det mulig for deg å allokere ressurser på riktig måte og til og med tildele prosjekter basert på spesialisering. Dette kan frigjøre andre ressurser som du kan allokere til ikke-relaterte prosjekter, noe som bidrar til å redusere flaskehalsene til prosjekter i køen. I tillegg gjør det å utføre en kritisk baneanalyse det lettere å kartlegge hver nødvendig oppgave som kreves for å fullføre et prosjekt. Dette avdekker også prosjektområder som kan være avhengige av andre. Se deretter om det finnes alternativer til å fullføre prosjektet slik det opprinnelig ble lagt opp. Når du er i tvil - og hvis du ikke har båndbredde til å utføre disse analysene - søk hjelp fra en prosjektleder.
Tenk gjennom alle faktorene nevnt ovenfor, og vurder deretter kostnadene ved å outsource til en kvalifisert prosjektleder som er dyktig i å ta slike beslutninger. Dette kan virke kostbart, men å snurre hjulene og bli sittende fast på grunn av passivitet kan ha høyere prislapper. Risikoen for tapte muligheter er også kostbar.
hvordan kan jeg starte en kleslinje
Det har aldri vært mer kritisk å sette organisasjonen din i den beste posisjonen til å forbli smidig og produktiv. Når du tar prosjektplanlegging og ledelsesbeslutninger, pass på at du ikke har skylapper på deg og tenk på hvert perspektiv når du går videre med arbeidet.
