Ingen er perfekt. Når du sjonglerer med mange klienter eller en lang oppgaveliste, kan enkelte e-poster ligge uåpnet i telefonen din i en pinlig tid. Selv om du kanskje føler deg skamfull, nervøs eller opprørt når du først innser feilen din, er det viktig å fikse situasjonen ved å kommunisere med den involverte gjennom et unnskyldende sent e-postsvar.
Hvis skriftlig kommunikasjon ikke er din sterkeste side og du sliter med å lage denne e-posten, ikke få panikk! Vi har kommet opp med fire sene e-postsvarmaler for forskjellige situasjoner, slik at du kan ha en grunnlinje for hvordan du svarer med oppriktige unnskyldninger og planlegger å gå videre sammen.
Det grunnleggende
Uansett hva grunnen din er til å skrive et sent e-postsvar, er det noen få bør og ikke gjøres for å lage denne meldingen.
- Husk alle de riktige elementene i profesjonell kommunikasjon. Hensikten med denne e-posten er å be om unnskyldning og demonstrere at du fortsatt er en profesjonell det er verdt å jobbe med. Ha en direkte, spesifikk emnelinje, start med en profesjonell hilsen, les alltid korrektur, unngå tilfeldig slang, hold en profesjonell tone og avslutt med en avsluttende signatur. Når du har et forsinket svar, kan du fremstå som uorganisert og uprofesjonell. Bekjemp den forestillingen med et godt konstruert, gjennomtenkt notat som følger alle profesjonelle standarder for elektronisk kommunikasjon .
- Godta skylden der skylden skyldes. Uansett hva årsaken var til den sene e-posten - om det var en personlig nødsituasjon eller du bare glemte det - beklager forsinkelsen på det sterkeste. Å akseptere den skylden vil vise at du tar ansvar for arbeidet ditt og ikke bare flytter skylden til noen andre.
- Vær åpen og ærlig. Hvis du føler deg komfortabel, kan du dele årsaken til forsinkelsen. Ikke gå inn i for mye personlige detaljer; i stedet for å si at moren din ble diagnostisert med kreft, bare si at du har mottatt dårlige nyheter om et familiemedlem og at du har vært opptatt av å hjelpe dem gjennom denne vanskelige tiden. Alle kan forholde seg til det faktum at det skjer ting i livet. Å gi et lite innblikk i livet ditt, uten å være for avslørende, kan gi dem en ide om hva du går gjennom, og de vil forstå mer hvor du kommer fra.
- Ikke vær for emosjonell. Selv om det er viktig å være ærlig med klienten din, da det kan fremme tillit, er det en forskjell mellom ærlighet og TMI. Uansett hva det er du går gjennom, er ikke profesjonell kommunikasjon stedet for å løse problemene dine. Hold svaret ditt polert og fjern unødvendige detaljer. Du kan si at du har opplevd et tap, men ikke bli mer spesifikk enn det.
- Detaljer de neste trinnene dine om hva du planlegger å gjøre fremover. Viktigst av alt, lapp denne bruddet i kommunikasjonen med din detaljerte plan for hvordan du skal flytte prosjektet fremover nå som du er fanget opp. Fortell dem hva trinnene dine er, hva du trenger av dem, og hvordan dere begge kan jobbe sammen for å få fart på det prosjektet du jobber med.
Åpen og ærlig kommunikasjon kan løse nesten alle problemer. En velformulert e-post kan hjelpe deg å komme tilbake på sporet for å reparere dette profesjonelle forholdet.
Svarmaler for sen e-post
1. Når du bare glemte å svare
Vi er alle skyldige i dette; du åpner en e-post, svarer i hodet ditt, gjør et mentalt notat for å svare senere , og så svarer du...aldri. Innen du husker det, har du latt dem henge i en uke eller lenger.
leppestiftfarger for kjølige hudtoner
Så hvordan konstruerer du et svar slik at du ikke ser helt uprofesjonell og uorganisert ut?
Mottaker –
Jeg beklager at jeg først returnerte e-posten din nå. Jeg leste e-posten din like etter at du sendte den og mente å svare den kvelden. Med alt på gang, ble det borte i stokkingen, og jeg håper du vil tilgi meg for et så sent svar.
Når du har beklaget, kan du fortsette å svare på e-posten deres.
2. Når du har gått glipp av en prosjektfrist
Noen ganger kan et tregt svar på en e-post resultere i en overskredet frist. I dette tilfellet må du ikke bare be om unnskyldning, men jobbe sammen med klienten for å komme opp med en endret tidslinje som passer begge dine behov. Å tilby løsninger og forslag fra din side vil vise at du er forberedt på å løse problemer og tilpasse deg.
Mottaker –
Jeg beklager å måtte informere deg om at jeg ikke har fullført denne delen av prosjektet ennå, og jeg gikk glipp av fristen vår. Jeg hadde en personlig hendelse som påvirket tilgjengeligheten min [eller] På grunn av uforutsette komplikasjoner tok denne delen av oppgaven lengre tid enn jeg tidligere hadde tildelt i tidslinjen vår. Jeg beklager eventuelle komplikasjoner dette kan forårsake hos deg. Jeg tror med en dedikert innsats vil jeg være i stand til å fullføre denne delen av prosjektet innen denne datoen. For å komme tilbake på sporet og nå vår neste deadline, foreslår jeg at vi tar inn denne personen for å hjelpe oss med å fullføre prosjektet.
Bruk denne feilen til å forstå dine tidsstyringsevner og forutsi i fremtiden om du vil gå glipp av en frist. Noen ganger skjer livet og ting dukker opp, men hvis du kan fortelle noen før fristen som er utelatt at du kanskje trenger en forlengelse, kan de raskere blande ting på enden slik at dere kan jobbe sammen om en løsning.
hvordan bli en vellykket frilansskribent
3. Når du kommer tilbake fra fri
Når du skal være ute av kontoret i noen dager, er det god praksis å sette opp et automatisk svar som viser når du kommer tilbake, hvordan du kan kontaktes i nødstilfeller og hvem de kan kontakte i i mellomtiden for et raskt svar. Men hvis du var ute uventet eller bare glemte det, er her en god måte å svare på hastende meldinger i innboksen din.
Mottaker –
Tusen takk for e-posten din! Jeg beklager forsinkelsen i svaret. Jeg var ute av kontoret fra [denne datoen] til i morges for å ta meg av personlige saker, men jeg er nå tilgjengelig og svarer gjerne på spørsmålet ditt.
Du kan gi en mer spesifikk årsak til fraværet ditt hvis du er nær klienten, men du kan være så vag som nødvendig for at du skal føle deg komfortabel.
Etter den åpningen kan du gi den forespurte informasjonen din klient trenger.
4. Når du ikke lenger kan oppfylle vilkårene for prosjektet
Nødsituasjoner skjer. Familiemedlemmer blir ekstremt syke, en du er glad i går bort, du har en ulykke og er innesperret på sykehuset. Noen ganger kommer livet i veien for arbeidet, og du kan rett og slett ikke fullføre et prosjekt du har lovet å fullføre.
Når du svarer sent på en e-post og du må fortelle dem at du ikke lenger kan ta på deg prosjektet, er det viktig å håndtere emnet på en elegant måte og tilby løsninger der du kan.
Her er et eksempel på e-post du kan justere for å forklare situasjonen din.
Mottaker –
Nylig har jeg opplevd en ødeleggende hendelse i mitt personlige liv som har påvirket min evne til å jobbe betydelig. På grunn av denne hendelsen vil jeg ikke lenger være i stand til å fullføre prosjektet ditt. I overskuelig fremtid har jeg bestemt meg for å ta fri for å hjelpe familien min, og jeg vil ikke kunne fullføreprosjekt.
I mitt sted anbefaler jeg denne personen å ta over jobben. Jeg fylte ut detaljene for prosjektet ditt og kopierte dem på denne e-posten slik at dere to kan begynne å snakke om de neste trinnene som trengs i prosjektet. Denne personen har lang erfaring på dette feltet og jeg tror du vil virkelig like å jobbe med dem.
Kopiere den nye personen du anbefaler å ta over jobben i e-posten slik at klienten umiddelbart kan begynne å jobbe med dem. Å gjøre det vil hjelpe alle med å komme i gang med å fortsette prosjektet der du slapp så snart som mulig.
Mengden arbeid du må gjøre i overgangen til prosjektet vil avhenge sterkt av hvilken type jobb du gjorde. Hvis du var en frilansvideograf og ikke lenger kan dekke begivenheten, kan du ganske enkelt informere den nye frilanseren om begivenhetsdetaljene og kundenes forventninger slik at de kan ta over opptakene derfra. Hvis du overfører prosjektet til en annen person i bedriften din, er de forhåpentligvis kjent med jobbbeskrivelsen din og klienten de tar over foreløpig.
Hold ditt sene e-postsvar ærlig
Selv om du brukte flere dager på å svare, er det viktigste du kan gjøre for å redde forholdet å være åpen og ærlig med kommunikasjonen din. Folk verdsetter ærlighet, og en oppriktig unnskyldning for forsinkelsen sender en sterk melding om at du er forberedt på å fikse feilene dine.
hva betyr det å dekantere vin
I fremtiden, prøv å huske at et kort svar er bedre enn stillhet. Hvis du ikke har tid til å sende et fullstendig svar, send en rask e-post om at du har fått meldingen deres og ser frem til å snakke med dem i detalj snart. Sett deretter opp en påminnelse på telefonen din for å be deg om å svare når du har mer tid. Å vite at de ikke har blitt glemt, men du er midt i å håndtere noe annet, sender meldingen om at du bryr deg. Ikke utsett å svare; å ta et øyeblikk på å sende en rask melding kan gjøre en verden av forskjell.
